TOMA DE DECISIONES GERENCIALES

TOMA DE DECISIONES GERENCIALES 

a.     Características de las Decisiones Gerenciales

Todos los gerentes están enfrentándose constantemente a problemas. Algunos de estos problemas son sencillos de resolver, pero en cambio; otros toma mucho tiempo (Meses o años) para resolverlos.

En general, los gerentes ignoran los problemas. Por temor a fallar, por hacer tareas más fáciles, por evitar gastar energía y ahorrar tiempo, etc… Por lo que tomar una decisión suele ser todo un reto.

Características:

-         Falta de Estructura

 Es el estado natural de las cosas, algunas decisiones gerenciales son rutinarias y ya se conoce de qué manera actuar; pero, la mayoría de problemas que se presentan son nuevos y provocan un estado de duda en quien va a tomar la decisión.

Hay una diferencia muy notoria entre dos tipos de decisiones:

·        Decisiones Programadas: Son las menos comunes, ese problema que ocasionará una decisión ya fue resuelto y hay maneras sencillas de cómo proceder para tomar la decisión.

·        Decisiones No Programadas: Son las más comunes, el problema que ocasionará una decisión es desconocido por lo que hay duda acerca de cómo se va a proceder para generar una solución eficaz. Para esto, el gerente tiene que tener creatividad e ingenio para resolver estos problemas.

-         Incertidumbre

 Es el estado en el que se encuentra un gerente al momento de realizar una decisión dado que no tiene mucha información acerca de qué consecuencias acarreará su decisión para la compañía. Puede que un gerente sea fuerte y seguro, pero esta incertidumbre se da al solucionar un problema porque no se puede conocer los resultados de su decisión.

-         Riesgo

 Es no saber con certeza que sucederá a causa de una decisión tomada. Cuando la probabilidad de éxito es menor a 100%, se da este estado.

-         Conflicto

Se da cuando el gerente enfrenta presiones de fuentes distintas, puede ser una decisión individual sufren un conflicto psicológico (Al decidir si se contrata a uno u otro obrero, rechazado al que no es elegido) o puede ser un conflicto de grupo (Un área de una empresa desea actuar de una forma y otra área desea que las cosas se den de un modo distinto) por lo que en este caso, no habría una decisión unánime.

b.     Las Etapas de la Toma de Decisiones

1.     Identificación y diagnóstico del Problema

La primera etapa es reconocer el problema que existe y que se necesita solucionar. Por su parte, la persona que tomará la decisión necesita tener el deseo de actuar para solucionar ese problema. Luego se debe hacer un diagnóstico para conocer la causa de los síntomas que se expresan.

2.     Generación de Soluciones Alternativas

Luego del diagnóstico, se tiene que empezar a plantear posibles soluciones al problema, estas pueden ser de dos tipos:

-         Soluciones Fáciles: Soluciones que han sido propuestas anteriormente y que se han enfrentado a problemas parecidos, por lo que hay mucha oportunidad que funcionen.

-         Soluciones a la Medida: Son las nuevas soluciones creativas que se plantean ante un nuevo problema que se presenta o un problema específico.

3.     Evaluación de Alternativas

Se debe analizar cada posible alternativa de solución para ver cuál es la que resolvería de mejor manera el problema, así como conocer las consecuencias en caso que la elección sea errónea.

4.     Selección de la Mejor Alternativa

Una vez que se analizaron las opciones, se debe optar por una. Aquí son importantes los conceptos de Maximizar, Satisfacer, Optimizar.

-         Maximizar: Tomar la mejor opción que haya.

-         Satisfacer: Elegir una alternativa pasable, aunque no sea necesariamente la mejor; con el fin de encontrar la meta sin comparar la opción con otras alternativas.

-         Optimizar: Alcanzar el mejor equilibrio entre las distintas metas propuestas.

5.     Implementación de la Decisión

El trabajo no termina con la elección de una alternativa de solución. La alternativa debe ser trabajada e implementada por quien dio la solución, o por algún equipo al cual se le haya delegado esta tarea.

6.     Evaluación de la Decisión

Es la etapa final, en la cual se verifica que tan bien funciona la decisión tomada, generándose una retroalimentación positiva (Decisión correcta, resultados positivos) o negativa (Decisión equivocada o falta de implementación).

c.      La Mejor Decisión

¿Cómo saber si la decisión que se tomó fue la mejor?

Si bien es cierto, se puede esperar a ver los resultados; pero si hay problemas de implantación, los resultados no serán muy buenos. Nada garantiza que la decisión tomada es la correcta, pero si los gerentes realizan todos los pasos de manera correcta y consiente, sabrán que hicieron su mejor esfuerzo.

La vigilancia es el proceso en el que el encargado de tomar la decisión ejecuta de una manera correcta cada una de las etapas de la toma de decisiones.

La gran mayoría de fracasos por una decisión se dan por una vigilancia incorrecta.

d.     Barreras para la toma de Decisiones Efectivas

Los gerentes que siguen los pasos descritos anteriormente utilizando estos procesos racionales, suelen tener mejores resultados.

Pero a veces es más fácil descuidar este proceso (Por ejemplo, la vigilancia)  o llevarlo de forma inadecuada (Sin metas completamente identificadas).

Además las decisiones son influenciadas por: factores Psicológicos, el tiempo y la realidad social.

-         Prejuicios Psicológicos

La ilusión de control es creer que uno puede influir en un acontecimiento cuando no tiene control sobre lo que sucederá. Es tener un exceso de confianza y una visión no muy realista.

Los efectos de perspectiva reflejan como una idea subjetiva puede sobre ponerse a un hecho objetivo al momento de tomar una decisión.

Desestimar el futuro es evaluar las alternativas de solución, tomando en cuenta los gastos y beneficios a corto plazo sin pensar en los que se lograra a largo plazo.

-         Presiones del Tiempo

Los gerentes tienen que tomar decisiones a tiempo, demorarse puede suponer un desarrollo del problema, ocasionando resultados desastrosos si se toma demasiado tiempo en elegir la mejor alternativa.

Para evitar esto, se necesita tener información rápidamente y tener personas eficaces y eficientes en el proceso de toma de decisiones.

-         Realidades Sociales

Muchas decisiones son tomadas en grupo y no por una sola persona, por lo que las compañías deben tener un intercambio de información y movimiento rápido para que sus decisiones sean más eficaces.

e.     Toma de Decisiones en Grupo

1.     Ventajas de utilizar un Grupo

-         Hay un gran intercambio de información entre los miembros, complementándose entre sí.

-         Al ser varias personas, hay diversos puntos de vista sobre cómo abordar el problema y qué decisión tomar.

-         Estimula la creatividad de las personas para tomar una decisión, siendo mayor que cuando se elige individualmente.

-         Al tomar una decisión en grupo, todos los integrantes sabrán porque se tomó esa decisión y no otra, así como tener la oportunidad de escuchar los puntos de vista de los demás.

-         Todas las personas que tomaron la decisión, se sienten más comprometidas con esta elección. Con ello se logrará una mayor motivación para implementar la decisión y que esta sea exitosa.

2.     Problemas de Utilizar un Grupo

-         Hay ocasiones en las que un miembro domina la discusión por lo que sería lo mismo si la persona decidiera individualmente. Este miembro se puede equivocar por más que domine la conversación; en caso su respuesta sea correcta, el resto de personas habrá perdido su tiempo y tampoco se generará un compromiso.

-         A algunas personas les desagrada las reuniones, por lo que tratan de terminar la reunión rápidamente, provocando que varios puntos de vista no se den a conocer.

-         Algunas personas no dan a conocer sus ideas o callan su desacuerdo porque no quieren romper el espíritu positivo del grupo, este fenómeno se denomina: Pensamiento en grupo.

-         Puede haber un desplazamiento de la meta, consiste en que los miembros de la reunión se desvían del tema, perdiendo de vista su objetivo original y seleccionando otras metas nuevas, las cuales puede que sean menos importantes.

f.       Administración de la Toma de Decisiones en Grupo

1.     Estilo de Liderazgo

El líder de la discusión para la toma de decisiones debe minimizar los problemas, evitar que una sola persona domine la discusión acerca de la búsqueda de una solución. También debe pedir y motivar la participación de todos los que tomarán la decisión. Así mismo, el líder debe evitar la presión de solo algunos de los miembros sobre otros; más bien, debe incentivar un pensamiento individual para que cada uno aporte su punto de vista. Por último, el líder debe recordar las metas y no dejar que el equipo se desvíe.

2.     Conflicto Constructivo

El conflicto constructivo es importante en la toma de decisiones porque a través de él, se producen soluciones más creativas y cada miembro tiene la oportunidad de aportar con su idea. Si las decisiones fueran un acuerdo total o unánime, las soluciones podrían ser destructivas.

-         Conflicto Cognoscitivo: Este conflicto es el más constructivo, es la diferencia de perspectivas sobre un problema. Esto saca a relucir las diferencias de opiniones entre los miembros, desarrollando nuevas ideas más creativas y eficaces.

Existen 2 técnicas que se pueden programar en el conflicto cognoscitivo:

·     El abogado del Diablo: Una persona se encarga de criticar todas las ideas para que esta sea explorada y conocida en su totalidad.

·     La dialéctica: Se desarrolla un debate en donde se comparan dos ideas de acción en el conflicto.

-         Conflicto Afectivo: Es un desacuerdo emocional entre las personas que tomaran la decisión, generando ira, enojo y demás; lo cual no generará una buena respuesta.

3.     Estímulo de la Creatividad

Las decisiones simples no suelen resultar adecuadas para solucionar la mayoría de problemas. Por lo que es necesaria la creatividad al momento de generar soluciones a los nuevos problemas.

Ser creativo es cambiar, sintetizar o mejorar las cosas que se encuentra en el ambiente, por más que sean pequeñas. Ser creativos es una parte importante para poder desarrollarse y solo basta con que se busque información y haya la voluntad de intentar ser creativo.

La creatividad en otras personas de la empresa debe ser desarrollada y tomada en cuenta. Si se da un fracaso producto de una idea creativa, no se debe prohibir esta capacidad, al contrario, tiene que haber oportunidades para que toda idea creativa sea escuchada y si es necesario, tomada en cuenta al momento de decidir.

Una técnica usada es la lluvia de ideas la cual consiste en que todas las propuestas y alternativas son escuchadas y planteadas antes de empezar a criticar una u otra.

g.     Toma de Decisiones en la Organización

Para entender la toma de decisiones en una organización, es necesario tomar en cuenta algunos conceptos y procesos adicionales.

1.     Limitantes para quienes Toman Decisiones

Las personas que toman las decisiones no pueden hacer todo lo que deseen. Ellos están sometidos a los factores del ambiente externo (Leyes, economía y demás) e interno (Trabajadores, ingresos y demás) que inhiben algunas acciones, por más que estas maximicen los beneficios.

2.     Modelos de Procesos de Decisiones Organizacionales

-         Racionalidad Limitada: Es un modelo en el cual las decisiones no son completamente racionales porque no se tiene 100% de información correcta, es un problema muy difícil, hay falta de tiempo, etc…

-         Modelo Incremental: En este modelo, la toma de una decisión crucial para la organización surge a partir de varias decisiones menores.

-         Modelo de Coalición: Para la toma d una decisión, se forman coaliciones para imponer su idea una sobre otra, usando su poder y la negociación para poder influir.

-         Modelo del Bote de Basura: Cuando se  generan problemas para tomar una decisión por falta de identificación de metas, falta de tiempo, etc… Se empiezan a dar soluciones al azar y algunas pueden acertar, pero otras pueden ser caóticas. Es un modelo muy alejado de la racionalidad.

Como se puede observar, ninguno de los modelos que se usan en la organización posee una racionalidad perfecta.

3.     Negociaciones y Políticas

Quienes toman decisiones necesitan negociar y hacer ofertas. Algunas decisiones deben negociarse con agrupaciones fuera de la organización.

El negociar implica políticas, es decir, conocer las preferencias de grupos o personas competidoras. Una decisión desde un solo punto de vista podría fracasar porque personas poderosas empujan hacia sus objetivos preferidos.

En las políticas organizacionales, las personas intentan influir sobre otras para hacer prevalecer sus ideas, produciendo una disminución de la eficacia en la toma de decisiones. Se debe buscar un conflicto constructivo y no uno afectivo, porque esto genera disconformidad; crear metas comunes para los miembros podría generar conflictos constructivos.

4.     Toma de Decisiones en una Crisis

En casos de crisis, los gerentes deben tomar decisiones bajo gran presión. Una organización siempre debe estar preparada para afrontar una crisis de un momento a otro y las decisiones que se tomen deben ser rápidas.

Mayormente cuando sucede una crisis, las decisiones son menos efectivas. Las tensiones y los problemas pueden jugar en contra haciendo que se ignoren alternativas y que la decisión sea simple y apurada.

Un plan efectivo para afrontar la crisis es el siguiente:

-         Acciones Estratégicas

-         Acciones Técnicas

-         Acciones de Evaluación y Diagnóstico

-         Acciones de Comunicación

-         Acciones Psicológicas y Culturales

5.     Estrategias Emergentes

Es la que la organización sigue tomando en cuenta no solo lo que se plantea inicialmente, sino también en lo que ocurre con las actividades en las que participa la gente a lo largo de la organización. Por lo que estas estrategias se pueden considerar útiles y efectivas.

Se toman 3 procesos dinámicos:

-         Acción: Evaluación e implementación.

-         Descubrimiento: Recolectar datos sobre hechos y analizarlos.

Selección: Establecer metas, generar opciones y evaluarlas.