GERENTES Y ORGANIZACIONES

GERENTES Y ORGANIZACIONES

1.     La Administración y sus funciones

La administración es proceso de trabajar con personas y recursos para alcanzar objetivos como una organización, en la cual, tanto los jefes como trabajadores se benefician.

En el mundo actual, los gerentes tienen que producir lo máximo posible con el mínimo de recursos necesarios (Eficiencia) y al mismo tiempo, lograr las metas trazadas (Eficacia). Para esto, se determinaron 4 funciones tradicionales que permiten llevar el proceso administrativo de una forma adecuada. Estas son: Planeación, Organización, Dirección y Control.

-         Planeación: Es la función administrativa que consiste en tomar decisiones que permitan alcanzar las metas que se buscaran alcanzar en un futuro a largo y a corto plazo como persona, grupo o unidad de trabajo. Para poder planear, se necesita tener un conocimiento sobre la situación actual para poder anticiparse al futuro y elegir las estrategias que permitan alcanzar las metas propuestas.

-         Organización: Función Administrativa que consiste en sintetizar los factores humanos junto con los recursos financieros, físicos, de información y demás; de tal manera que permitan desarrollarse a la organización y alcanzar las metas establecidas.

-         Dirección: Es la función administrativa que consiste que el gerente supervisa y motiva a los empleados para que tengan un mayor desempeño dentro de la empresa. Abarca el hecho de comunicarse con ellos, de estar presentes en el día a día con ellos y de guiarlos a que realicen el trabajo de mejor manera.

-         Control: Es la función administrativa que consiste en supervisar y regular el actuar de la empresa para poder realizar un cambio o reajuste de manera rápida y optima, en caso sea necesario.

Para poder llevar el proceso administrativo de una buena manera, los gerentes tienen que desempeñar de buena manera las cuatro funciones administrativas sin descuidarse en ninguna de ellas. Si un gerente sabe organizar y dirigir, pero no sabe planear ni controlar; no podrá desarrollar su empresa, dado que solo trabaja sin ver el futuro y tampoco detectará los errores a tiempo. Y así son cada una de las funciones administrativas, son complementarias entre sí para poder desarrollar una empresa.

2.     Niveles Administrativos

En las organizaciones, tienen varios niveles. En cada nivel las funciones son diferentes y un gerente es designado a tal área dependiendo de su capacitación, de sus habilidades y de su personalidad. Existen tres niveles: Alto, medio y básico.

-         Gerentes de Nivel Alto

Son los gerentes responsables de la administración general de la empresa. Son las personas estratégicas, los que planifican su trabajo a largo plazo para mantener el crecimiento continuo y sostenido de la organización que dirigen. A estos gerentes también les importa la interacción entre la organización y su ambiente externo dado que trabajan mucho con personas y organizaciones externas. El gerente de nivel alto debe tener liderazgo, preocuparse por la gente, se humilde y saber que se puede equivocar; de esta manera podrá administrar bien o con falencias.

-         Gerentes de Nivel Medio

Son los gerentes que se encuentran entre el nivel alto y el nivel alto. Se encargan de estar en constante interacción con los empleados (Controlarlos y motivarlos), de enlazar la comunicación interna entre los dos otros niveles (Comunicación Vertical), de lograr metas y realizar actividades más específicas.

-         Gerentes de Nivel Básico

Son los gerentes que controlas las actividades operativas en la empresa. Ellos trabajan junto con los empleados y desarrollan los planes hechos por los gerentes de nivel medio. Estos gerentes, al estar más comunicados con los empleados, tienen la misión de implementar nuevas actividades que den crecimiento a la organización; para esto, reciben el apoyo y la confianza de los gerentes de nivel medio y alto.

3.     ¿Por qué estudiar Administración?

En los periódicos y las noticias muchas veces solemos encontrar historias sobre personas que son grandes empresarios sin haber llevado ningún curso de administración y a pesar de ello, son exitosos. O quizá una persona va a desempeñar una profesión diferente a la de ser administrador, y se cree que no es necesario informarse acerca de esto.

Por lo que puede que nos detengamos a pensar por un instante: ¿Por qué estudiar Administración?

Lo cual se justifica a continuación:

-         Los Gerentes son Universales

Los gerentes trabajan en toda organización: colegios, alcaldías, comunidades, tiendas, empresas, iglesias, etc… La administración no solo sirve para un trabajo, sino para poder administrar la vida misma. Todos estos gerentes son líderes y son los responsables del porvenir de la empresa y sobre ellos recae los bonos y recompensas (en caso de un buen trabajo) o descuentos o ser despedidos (en caso de un trabajo deficiente).

En la segunda guerra mundial, Bernard Montgomery logro derrotar a los alemanes en África (El Alamein), de una manera magistral y sin perder muchos recursos. Luego de esto, fue premiado y reconocido por esta acción. Por otro lado, tiempo después, Montgomery planeó una operación llamada “Market Garden” (Señuelos para poder tomar puentes de Bélgica utilizando millones de paracaidistas apoyados por tanques); esta operación fue un completo desastre, no se logró los objetivos y solo una cantidad reducida de soldados llegó a tierra. En esta ocasión, no fue a los soldados a quienes se les inculpó, sino fue a Montgomery, el cual tuvo que asumir toda la culpa.

Como vemos, son los gerentes los encargados de dirigir por buen camino la empresa, así como hacerse los responsables si las cosas no andan bien.

-         Administración por Sentido Común

Muchas de las ideas que se dan a conocer en administración se podría decir que son conocidas o que pueden ser deducidas fácilmente. Pero, esta habilidad no siempre logra los mejores resultados, por eso es que hay gerentes que fracasan. Lo mejor es realizar un estudio para poder mejorar la habilidad con respecto a la toma de decisiones. Regresando al ejemplo anterior, Montgomery no había recibido conceptos administrativos, todo lo hizo por sentido común. Por ello triunfó en África y cayó en Market Garden.

-         Administración por Experiencia

Se dice que la mejor maestra es la experiencia. Pero al ser autodidactas, uno puede sufrir muchas caídas. Si bien es cierto que hay empresarios que son exitosos al aprender por experiencia, esto fue luego de caer varias veces al crear un negocio, cosa que se puede evitar teniendo conocimientos administrativos.

Por último, si Montgomery hubiese tenido conocimientos firmes acerca de planificar, organizar, dirigir y controlar; no hubiera fallado en Market Garden, Administrar por Experiencia es eso, caer muchas veces hasta encontrar la fórmula, pero… ¿A coste de qué?

4.     Organizaciones

Los gerentes son parte de las organizaciones y las organizaciones son sistemas abiertos. Un sistema abierto es un conjunto de partes entrelazadas y organizadas que trabajan unidas para lograr un objetivo que mantienen una constante interrelación con el medio externo. Trabaja con componentes de entrada (Insumos, mano de obra, etc…) y los transforma en componentes de salida (Bienes y servicios), al mismo tiempo, realiza la retroalimentación para revisar el proceso. Al mismo tiempo, la organización está en constante interrelación con el medio externo.

Conceptos relacionados a las organizaciones como sistemas:

-         Eficiencia

Es lograr producir mucho, con la mínima cantidad de recursos posibles.

-         Eficacia

Es el grado que indica que tanto un determinado producto o servicio logró satisfacer al cliente.

-         Subsistemas

Todo sistema está integrado de subsistemas. Estos sub – sistemas se interrelacionan para formar parte de un todo. Por ejemplo, la municipalidad de San Juan de Lurigancho y la municipalidad del Rimac vienen a ser subsistemas que se interrelacionan y trabajan en busca del desarrollo de un sistema que vendría a ser la ciudad de Lima.

-         Equifinalidad

Este concepto afirma que hay varios caminos para lograr los objetivos. Para lograr una meta, puede que un camino no funcione, por lo que puede probar otra alternativa que permita lograr este objetivo.

-         Sinergia

Afirma que la totalidad puede ser más que la suma de sus partes. Quiere decir que al poner a trabajar 2 o más elementos de manera que cooperen, se puede lograr una efectividad mayor a la que lograrían solos.

Al momento de ensamblar un auto, no sucede que cada máquina produce un carro por si sola; sino que una produce las llantas, otra el chasis, otra lo ensambla, etc… Así se obtiene más rápido los objetivos.

5.     Administración para obtener una ventaja competitiva

La administración está orientada a ayudar a las empresas a sobrevivir y a vencer a otras empresas. Si una empresa está bien administrada, derrotará a la competencia y se volverá líder.

Para lograr esta ventaja que los diferencie de los demás, se adoptan enfoques que satisfagan a los clientes  a través de la competitividad de costos, calidad, innovación y tiempo.

-         Competitividad de Costos

Significa mantener los costos de los bienes o servicios tan bajos que la competencia no pueda bajarlos tanto. Al tener un producto a menor precio, obviamente que tiene muchas posibilidades de venderse. Para poder bajar los costos, se tiene que ser eficiente y eficaz.

-         Calidad

Es la excelencia del producto, lo cual implica que satisface al cliente al no presentar imperfecciones, defectos y que se pueda confiar a largo plazo.

-         Velocidad

Es la ejecución rápida de los productos para poder sacar ventaja a la competencia. Si se lanza de manera rápida un producto al mercado, es posible que la competencia no pueda responder a ese cambio.

-         Innovación

Es introducir nuevos productos o servicios al mercado. La empresa de Transportes Cruz del Sur, incluye un juego de bingo en sus viajes para entretenimiento de los pasajeros. Con ello genera una ventaja a otorgar un servicio que otras empresas no han implementado.

Para lograr la ventaja competitiva, es necesario cumplir con los cuatro aspectos. En el 2011, Nintendo lanzó al mercado una consola de videojuegos con pantallas en 3D (Innovación), su principal competidora, Sony, demoró poco más de un año en lanzar su nuevo producto (Falta de Velocidad). Poco tiempo antes que lo haga, Nintendo redujo el precio de su consola en un 33% (Competencia de precios). Por último la consola de Sony posee muchas fallas y errores de sensibilidad (Falta de Calidad). Con lo que Nintendo, sin gastar los millones que invierte Sony en marketing, logró posicionarse en un mejor lugar con el uso de las ventajas competitivas.

Estas ventajas deben ser lo que la empresa debe buscar generar, se debe tomar buenas decisiones para que no se influya de manera negativa en los demás y se pueda seguir generando las ventajas competitivas y por último, las ventajas competitivas dependen de la buena administración que haya en la organización, lo cual determina alcanzar resultados valiosos.

6.     Habilidades Gerenciales

Para poder desempeñar las funciones administrativas y obtener una ventaja competitiva es necesario, desarrollar y mejorar las habilidades gerenciales. Si bien es cierto, las funciones administrativas y la ventaja competitiva constituyen gran parte del éxito empresarial, no lo garantizan. Para poder desarrollar a plenitud la empresa y obtener un ambiente favorable, se requieren las siguientes habilidades individuales:

-         Habilidades Técnicas

Es la capacidad para desempeñar un trabajo específico que siga un método particular de desarrollo. A medida que se asciende de rango, los gerentes necesitan cada vez menos de sus actividades técnicas básicas.

-         Habilidades Conceptuales y de toma de decisiones

Es la capacidad de elegir la mejor alternativa para actuar en una situación adversa o favorable, lo cual permitirá beneficiarse a la organización y a todos los involucrados. Conforme se asciende de cargo, la toma de decisiones se da con más frecuencia.

-         Habilidades interpersonales y de comunicación

Las habilidades interpersonales y de comunicación influyen en la capacidad del gerente para trabajar con personas. Esto crea un clima laboral mucho más estable y de confianza, con una constante comunicación e intercambio de ideas y proyectos entre todos.

7.     El Cambio y el Futuro de la Organización

-         Globalización

Los gerentes del mundo contemporáneo, buscan expandirse en el mayor número de mercados y países que sea posible; de este modo, pueden sobrevivir a la competencia.

Ahora las grandes empresas ya no son compañías grandes establecidas en un solo país, sino las transnacionales tales como Coca Cola, Sony, Microsoft, etc…

-         Calidad Total

Todas las empresas, entre sus grandes objetivos tienen como fin a la calidad total. Esto consiste en generar productos y servicios sin fallas y que supongan una máxima satisfacción del cliente, que lo motiven volver a adquirir ese producto y a promocionarlo con sus amigos. Esto también incluye una motivación extra para la empresa, como parte de superarse a sí misma y producir mejor para mantener el ritmo del mercado.

-         La Organización que Aprende

La organización que aprende es aquella que está dispuesta a innovar y a asimilar y crear conocimiento para mejorar su actuar.

Las medidas usadas en el pasado, junto con los antiguos paradigmas que rigen las empresas del nuevo mundo deben estar siempre sujetos a cambio.

-         Un vistazo al futuro

Los gerentes siempre deben estar un paso adelante con respecto a las decisiones que van a tomar en el futuro, no deben dejar que el problema se les anticipe. Otro punto es que tienen que buscar siempre estar innovando para poder competir en el mercado, que en el futuro tiende a ser más exigente.

-         Una Carrera en Administración

Para tener una carrera exitosa en administración, es necesario especializarse en algo (Finanzas, Marketing, etc…) y también se debe saber acerca de otras disciplinas o negocios para poder entender perspectivas diferentes.